O que é folha de pagamento e por que é tão importante
A folha de pagamento (ou "holerite") é o documento que demonstra a remuneração bruta do empregado, todos os descontos legais (INSS e IRRF) e adições (hora extra, adicionais), resultando no salário líquido a receber. Para o empregador, é a base de os encargos trabalhistas — cerca de 35% a 40% sobre a folha bruta no modelo descrito abaixo, ou 60% a 80% incluindo provisões de férias e 13º.
Entender a folha de pagamento é fundamental tanto para o trabalhador (verificar se está recebendo corretamente) quanto para o empreendedor (calcular o custo real de cada funcionário e evitar passivos trabalhistas).
Componentes da folha de pagamento
Proventos (o que entra)
- Salário base — valor contratado
- Horas extras — 50% de acréscimo (100% em feriados ou acordo coletivo)
- Adicional noturno — 20% para trabalho entre 22h e 5h
- Insalubridade / Periculosidade — conforme grau e categoria
- Comissões habituais
- Vale-Refeição e Vale-Transporte (se acima do custo real, tributados)
Descontos legais (o que sai)
- INSS do empregado: Alíquotas progressivas em 2026 — 7,5% até R$ 1.621,00; 9% de R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84; 12% de R$ 2.902,85 a R$ 4.354,27; 14% de R$ 4.354,28 até o teto R$ 8.475,55.
- IRRF: Tabela progressiva com base no salário bruto menos INSS, menos R$ 189,59 por dependente e outras deduções.
Tabela IRRF 2026
| Base de cálculo | Alíquota | Parcela a deduzir |
|---|---|---|
| Até R$ 2.428,80 | isento | — |
| R$ 2.428,81 a R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 182,16 |
| R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 | 15% | R$ 394,16 |
| R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 675,49 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 908,73 |
Em 2026, a redução mensal zera o imposto para rendimentos tributáveis até R$ 5.000,00 e reduz parcialmente o imposto até R$ 7.350,00.
Encargos patronais — o custo real do funcionário
Além do salário bruto, o empregador paga mensalmente:
- INSS patronal: 20% sobre a folha bruta
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho): 1% a 3% conforme risco da atividade, ajustado pelo FAP
- Sistema S (SESC/SENAI/SEBRAE/etc.): ~5,8% conforme setor
- FGTS patronal: 8% do salário bruto
Total aproximado de encargos patronais: 35-40% sobre o salário bruto. Um funcionário com salário de R$ 5.000 custa ~R$ 6.800 a R$ 7.000/mês para a empresa, sem contar benefícios (VT, VR, plano de saúde).
Exemplo prático completo
Exemplo com os valores de 2026: salário bruto de R$ 6.000,00, um dependente e sem outros descontos.
- INSS por faixa, com truncamento dos centavos: R$ 121,57 + R$ 115,36 + R$ 174,17 + R$ 230,40 = R$ 641,50.
- Deduções legais: R$ 641,50 + R$ 189,59 = R$ 831,09, superiores ao desconto simplificado de R$ 607,20.
- Base IRRF: R$ 6.000,00 − R$ 831,09 = R$ 5.168,91.
- Imposto pela tabela: R$ 5.168,91 × 27,5% − R$ 908,73 = R$ 512,72.
- Redução: R$ 978,62 − (0,133145 × R$ 6.000,00) = R$ 179,75.
- IRRF: R$ 512,72 − R$ 179,75 = R$ 332,97.
- Salário líquido: R$ 6.000,00 − R$ 641,50 − R$ 332,97 = R$ 5.025,53.
- Custo ilustrativo para a empresa: R$ 6.000,00 + cerca de R$ 2.200,00 de encargos = aproximadamente R$ 8.200,00/mês.
FGTS: o que o empregador deposita e quando
O FGTS é um encargo patronal obrigatório: 8% do salário bruto mensal, depositado na Caixa Econômica Federal até o dia 7 do mês seguinte. Em caso de rescisão sem justa causa, o empregador ainda paga uma multa de 40% sobre o saldo total do FGTS do trabalhador. Para um funcionário com salário de R$ 4.000 e 3 anos de empresa (saldo de FGTS de R$ 14.400), a multa seria R$ 5.760 — um custo significativo a considerar em demissões.
Custo total real de um funcionário CLT em 2026
Além do FGTS, o empregador arca com INSS Patronal (20%), RAT/FAP (1% a 3% conforme risco da atividade) e contribuições para terceiros (SESI, SENAI, SEBRAE: ~5,8%). Somando todos esses encargos mais as provisões de férias e 13° salário, o custo real de um funcionário pode ser 60% a 80% maior que o salário bruto registrado. Um funcionário com salário de R$ 4.000 pode custar R$ 6.400 a R$ 7.200 mensais para a empresa.
Simples Nacional e redução de encargos
Empresas optantes pelo Simples Nacional recolhem o INSS patronal de forma unificada no DAS, com alíquotas que variam conforme o Anexo e a faixa de faturamento — o que pode reduzir significativamente o custo com encargos patronais. Para calcular o custo exato de um funcionário na sua empresa, use a calculadora de folha de pagamento do CalculaCentro, que considera todos os encargos e provisões de forma automática.
